Cómo llegar a la bandeja de entrada cero a Gmail

Hola leyente ! Aquí Gabriel con un nuevo artículo para ustedes !
Espero que les sirva y nos vemos en el próximo tutorial

¿Se ha perdido un correo electrónico importante para que la bandeja de entrada estaba llena de mensajes anteriores sin respuesta? La mayoría de la gente lo ha experimentado y casi todo el mundo conoce la distracción de cincuenta correos electrónicos no leídos que os piden atención en cuanto abra la bandeja de entrada la mañana.

Según estudios, los trabajadores pasan hasta el 28 por ciento de la semana leyendo y respondiendo correos electrónicos. Esto supone más de una cuarta parte de su tiempo de trabajo. Cuánta cosa más podría conseguir si no tuviera que manejar una lluvia constante de correos electrónicos?

Qué es Inbox Zero?

Inbox Zero es un concepto desarrollado por Merlin Mann, experto en productividad. Aunque la mayoría de la gente interpreta el «cero» del nombre para referirse al número de correos electrónicos que tiene una persona, originalmente hacía referencia al tiempo que la gente pasa pensando en el correo electrónico. Si no tiene ningún mensaje de correo electrónico, casi no se dedique a pensar en ello.

En este artículo os explicamos cómo puede reducir al máximo el número de correos electrónicos no leídos en la bandeja de entrada mediante las herramientas disponibles en Gmail, así como las prácticas que puede aplicar a su jornada laboral que le ayudarán a domar el enjambre de correos electrónicos que recibe. durante todo el día.

Conceptos básicos sobre la gestión del correo electrónico

El primer paso para mejorar la productividad del correo electrónico es cerrar la bandeja de entrada. Puede parecer contraintuitiu, pero es mejor daros períodos de tiempo fijados para leer y responder a los correos electrónicos que no dirigirse a medida que lleguen. La investigación ha demostrado que los plazos, autoimpuestos o no, mejoran la eficiencia y reducen el tiempo dedicado a un proyecto.

Dejar de lado cinco minutos al comienzo de cada hora, o tal vez veinte minutos al principio y al final del día, para responder a los correos electrónicos. Eliminar los correos electrónicos que sean claramente basura. Si un correo electrónico requiere dos minutos o menos para responder, responda a él primero.

Si un correo electrónico requiere más tiempo para responder, mueva a una carpeta especialmente designada.

Uso de Gmail para llegar a la bandeja de entrada cero

Gmail es el cliente de correo electrónico más utilizado en el mundo, pero la mayoría de la gente no se da cuenta de la versatilidad de la plataforma. Gmail está lleno de herramientas y opciones personalizables que le dan un control enorme sobre su apariencia. Inbox Zero se hace mucho más alcanzable cuando aproveche estas herramientas.

Utilice estrellas especiales

Todo el mundo sabe sobre la posibilidad de «destacar» un correo electrónico haciendo clic en el icono Estrella, pero sabíais que hay 12 estrellas diferentes que se pueden utilizar? Haga clic en Configuración> Ver todas las configuraciones> General y desplácese hasta que vea el archivo estrellas subsección.

Hay diferentes colores de estrellas, pero también hay iconos como un signo de exclamación, una flecha de avance rápido, una marca de verificación, un signo de interrogación y uno y en minúscula. Por defecto, sólo la estrella principal está activa, pero puede hacer clic y arrastrar cualquiera de los iconos en el archivo en uso para activarlos.

Sólo aparecerá un único símbolo en Gmail. Haga clic varias veces para recorrer todas las estrellas que ha seleccionado. Elija al menos cuatro símbolos: la estrella estándar, la estrella roja, la minúscula ii la marca verde.

Configure varios bandejas de entrada y filtros

Es posible que ya conozcáis varias de las pestañas disponibles en Gmail: promociones, personales, sociales, etc. Configuración> Bandeja de entrada y junto Tipo de bandeja de entrada, haga clic en el cuadro desplegable y seleccione Varias bandejas de entrada.

Aparece una sección nueva llamada Varias secciones de la bandeja de entrada. Puede llamar hasta cinco secciones personalizadas para visualizarlas junto a la bandeja de entrada principal, aunque dos se llenan por defecto. Una sección es para correos electrónicos destacados, mientras que la otra es para borradores. Estas secciones se designan por sus consultas de búsqueda, por lo que tendrá que enterarse de cómo se llama cada una de las estrellas especiales para dejarlas secciones.

Estos son los nombres de cada estrella:

  • estrella amarilla
  • estrella roja
  • estrella naranja
  • estrella verde
  • estrella azul
  • estrella púrpura
  • Yellow-bang (signo de exclamación)
  • Red-bang
  • pregunta morada
  • Naranja-Guillemet (símbolo de avance rápido)
  • comprobación verde
  • Información azul (minúscula y)

El campo de consulta de búsqueda reconoce diferentes operadores, por lo que puede utilizar órdenes OR / AND para incluir varias estrellas en la misma sección. Junto a la Consulta de búsqueda campo es el Nombre de la sección campo. Introduzca el nombre específico que desea que se llame al campo aquí.

Para conseguir Inbox Zero, es mejor configurar algunas secciones específicas:

  • Necesita acción / respuesta
  • Necesita una respuesta urgente
  • esperando respuesta
  • delegado

Puede configurar una quinta sección según sus necesidades, pero estas cuatro gestionarán las tareas más básicas.

Llegando a la bandeja de entrada cero

Ahora que ha cambiado la configuración de Gmail, es hora de poner todo en acción. Primero, configure los filtros. Introduzca la siguiente:

Consulta de búsqueda Nombre de la sección
tiene: estrella amarilla Necesita acción / respuesta
tiene: estrella roja Necesita una respuesta urgente
tiene: info azul esperando respuesta
tiene: green-check delegado

Cuando recibe un correo electrónico, lo primero que necesita hacer es decidir si requiere una respuesta o si la tiene que eliminar. Si el correo electrónico es spam o simplemente no garantiza una respuesta, elimine inmediatamente o archivarlo.

Si el correo electrónico requiere una respuesta y tardará menos de dos minutos, respondan el. Si necesita más de dos minutos, pulse estrella icono una vez. Si el correo electrónico es urgente y debe ser el siguiente al que responda, haga clic en el icono dos veces para marcarlo con una estrella roja.

Una vez responda a un correo electrónico, si está esperando una respuesta, haga clic en estrella icono tres veces para designarla como «En espera de respuesta». Si recibe un correo electrónico mejor gestionado por alguien, reenvíe a la persona adecuada y pulse estrella icono cuatro veces por marcarla como «Delegado».

Elija cuándo desea responder a su correo electrónico y concéntrese a trabajar sólo en estos momentos. En daros plazos y establecer períodos para gestionar el correo electrónico, reduzca la cantidad de tiempo que pase a la bandeja de entrada para que pueda centrarse en tareas más importantes. Si decide tratarlo al comienzo de la hora, primero céntrese en responder a cualquier correo electrónico urgente y, a continuación, gestione el resto desde aquí.

Poniendo en práctica estos métodos, pronto podrá conseguir el control total de su bandeja de entrada. Si ya es un desastre, reservar media hora al día para ordenar los correos electrónicos que ya tiene y determinar si son importantes o no. Responde a aquellos que lo necesiten, suprime su los que no.

Puede tardar un poco de tiempo, pero los filtros, los buzones de entrada designadas y otras herramientas le ayudarán a llegar a Inbox Zero y encontrará qué técnicas le ayudarán mejor a permanecer allí.

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