Cómo se crea una lista de distribución en Outlook

Hola geek ! Aquí Pablo con un nuevo post para ustedes !
Espero que les sirva y nos vemos en la próxima

Si utiliza Outlook para comunicarse con sus colegas, es probable que desee enviar un correo electrónico repetidamente a un grupo específico la pertenencia cambia a menudo. Por ejemplo, es posible que tenga que enviar por correo electrónico a todos los representantes del servicio de atención al cliente todos los días, pero debido a la alta rotación, la lista puede cambiar a menudo.

Puede escribir el nombre o el correo electrónico de cada persona manualmente cada vez que envíe un mensaje de correo electrónico, pero rápidamente puede resultar pesado a medida que el grupo se hace más grande. No sólo eso, sino que también corre el riesgo de olvidar involuntariamente alguien que podría conducir a un drama de oficina. Aquí es donde entra una lista de distribución o un grupo de contactos.

En su mayor parte, los términos «grupo de contactos» y «lista de distribución» son intercambiables. Microsoft comenzó a utilizar la frase «grupo de contactos», probablemente porque es un poco más intuitiva que «lista de distribución».

Sin embargo, hay una distinción real entre las dos en las organizaciones que utilizan Microsoft 365. Los administradores de Microsoft 365 pueden convertir las listas de distribución existentes de Outlook en «Grupos», que a su vez permite a los miembros del grupo el acceso a bibliotecas compartidas y espacios de colaboración como Microsoft Equipos, Yammer y Planificador.

Aunque su departamento de TI probablemente manda sobre las listas de distribución de Outlook de su organización, especialmente la temida ya menudo mal mantenida lista de todo el personal, aunque puede crear sus propios grupos de contactos en Outlook.

A continuación, le explicamos cómo crear grupos de contactos en Outlook tanto para la versión del navegador como para la aplicación de escritorio.

Cómo se crea un grupo de contactos en Outlook Online

Es fácil crear un grupo de contactos en la versión del navegador de Outlook.

  1. Acceda a su cuenta en outlook.com o seleccione perspectiva desde el menú de aplicaciones si ya ha iniciado sesión en Microsoft 365. Si no ve Outlook a la lista de aplicaciones (lo verá), seleccione Todas las aplicaciones.
  1. En el panel izquierdo, debajo gruposseleccione nuevo grupo.
  1. En la ventana emergente, dad a su nuevo grupo un nombre y una descripción y seleccione crear. (Si su organización lo ha activado, es posible que se le pida que cree una dirección de correo electrónico para el grupo. En este caso, para facilitar su uso, probar que la dirección de correo electrónico sea idéntica al nombre del grupo.)
  1. Ahora, agregue miembros al grupo. Buscar personas por nombre o por dirección de correo electrónico. Seleccione el resultado de la búsqueda de la persona que desea añadir al grupo y aparecerá en «Esta persona se añadirá».
  1. Repita el paso 4 hasta que haya agregado todas las personas que desee al grupo. A continuación, seleccione el archivo Agregar botón.
  2. Seleccione Cerrar.
  3. Seleccione para enviar un correo electrónico al grupo que ha creado mensaje nuevo.
  1. En la para , Empiece a escribir el nombre del grupo que ha creado y seleccione en la lista que aparece.

Peasy fácil. Pero, ¿qué pasa si hay que añadir o eliminar personas del grupo? Sigue leyendo.

Cómo editar un grupo de contactos en Outlook Online

Microsoft ha facilitado la edición de un grupo de contactos sin salir nunca de Outlook Online. Algunos pasos pueden ser ligeramente diferentes en función de cómo su organización haya configurado Microsoft 365, pero los siguientes pasos deberían hacer llegar.

  1. En el panel izquierdo, debajo grupos, Seleccione el grupo que desea modificar.
  2. A la entrada de este grupo, seleccione el archivo más icono (tres puntos / puntos suspensivos).
  1. Seleccione configuración. (Según la configuración de Outlook para su organización, es posible que vea una opción para Añadir miembros directamente desde el icono Más.)
  1. En el panel Configuración de grupo que aparece a la derecha, seleccione Editar grupo.
  1. Seleccione el archivo miembros ficha.
  2. A partir de ahí, puede añadir miembros o suprimirlos del grupo seleccionando X icono situado junto a la entrada de la persona que desea eliminar.
  1. Si ha agregado miembros al grupo, seleccione el archivo Agregar botón. En caso contrario, elija Cerrar.

Otra manera de editar grupos de contactos en Outlook Online

Dependiendo de la configuración de Outlook, puede editar grupos de contactos siguiendo estos pasos:

  1. Vaya al gente sección de Outlook (a la derecha del icono Calendario).
  1. En el panel izquierdo de la sección Grupos, seleccione propietario para mostrar los grupos que ha creado.
  1. Seleccione el grupo que desea editar de la lista.
  2. Seleccione Administrar los miembros del grupo.
  1. A partir de ahí, puede añadir miembros o suprimir los miembros existentes seleccionando X junto a una entrada.

Cómo se crea un grupo de contactos en la aplicación de escritorio de Outlook

Crear un grupo de contactos en la versión de escritorio de Outlook es aún más sencillo que en la versión en línea.

  1. Inicie Outlook y seleccione el archivo gente icono situado cerca del extremo inferior izquierdo (donde cambie de correo electrónico, tareas, personas y calendario).
  1. A continuación, seleccione en la barra de herramientas Nuevo grupo de contacto. (Si su organización utiliza Microsoft 365, puede ver un botón Nuevo grupo. Para nuestros propósitos, utilizaremos Grupo de contacto nuevo para facilitar los correos electrónicos de grupo.)
  1. En la ventana del grupo de contactos que aparece, asigne un nombre al grupo de contactos y seleccione Añadir miembros y elija de donde desea obtener sus nuevos miembros. Las opciones pueden incluir Desde Contactos de Outlook, Desde la libreta de direcciones, o Nuevo contacto por correo electrónico.
  1. Una por una, busque las personas que desea añadir al grupo de contactos. Asegúrese de que su entrada esté resaltada y seleccione miembros (O haga doble clic en su entrada) para añadirlas. Cuando haya terminado, seleccione De acuerdo.
  2. Cierre la ventana y asegúrese de responder sí si se le pide que guarde los cambios.
  3. Ahora, cuando dirija un correo electrónico nuevo, puede escribir el nombre del grupo de contactos en la carpeta para campo. Se añadirá su grupo de contactos. Si lo desea, puede ampliar la lista de grupos y Outlook sustituirá la lista por sus miembros. Tenga en cuenta que, sin embargo, no podrá volver a replegar la lista.

Los grupos de contactos aparecen como entradas a la libreta de direcciones de Outlook, por lo que podrá encontrarlos en esta lista alfabética.

Cómo se edita un grupo de contactos en la aplicación de escritorio de Outlook

Ahora editamos un grupo de contactos existente en la versión de escritorio de Outlook.

  1. Inicie Outlook y seleccione el archivo gente icono cerca de la esquina inferior izquierda.
  2. Busque y seleccione el grupo que desea editar en la lista de contactos.
  3. En el panel de la derecha, seleccione editar. Esto le hará volver al lugar donde puede gestionar el grupo añadiendo y / o eliminando miembros.

Tanto si utiliza la versión en línea de Outlook como la aplicación de escritorio, sin duda vale la pena dedicar unos minutos a crear listas de distribución de Outlook que usarás repetidamente. Te alegrarás de hacerlo.

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