Cómo se crea una lista desplegable en Excel

Hola geeks ! Aquí Pablo con un nuevo artículo para ustedes !
Espero que les guste y nos vemos en la próxima

El uso de una lista desplegable a Excel puede reducir considerablemente el tiempo que puede tardar en introducir datos en una hoja de cálculo. Afortunadamente, es muy fácil crear una lista desplegable a Excel.

Hay algunos métodos para hacerlo, desde simples a avanzados. Aprenderá todas las maneras de hacerlo en este artículo.

Cree una lista desplegable a Excel: método sencillo

La manera más sencilla de crear una lista desplegable en Excel es introducir la lista manualmente. Es ideal para situaciones en las que sólo necesita una lista desplegable en una sola celda y no sea necesario actualizarla con frecuencia.

Por ejemplo, si envía a la gente un fichero que desea que rellenen algunos campos y un campo tiene una lista de opciones sencilla, este método es ideal.

Para crear una lista desplegable mediante el método simple:

1. Seleccione la celda o celdas donde desee crear la lista.

2. Seleccione datos en el menú y seleccione Validación de datos en la cinta.

3. Se abrirá una ventana de validación de datos. Seleccione la lista desplegable debajo permite y seleccione lista.

4. Esto le permite escribir manualmente los elementos que desee en la lista. Escribir cada elemento en el archivo fuente con cada elemento separado por comas.

5. Seleccione De acuerdo. Ahora verá que la celda que ha seleccionado tiene una flecha desplegable junto. Al seleccionar esta flecha, verá que todos los elementos que ha escrito han sido incluidos en esta lista.

Aunque este es el método más rápido para crear una lista desplegable a Excel, también es el más difícil de mantener. La modificación de la lista requiere volver a la configuración de validación y actualizar el campo Fuente.

Si crea muchas de este tipo de listas desplegables a Excel, puede necesitar mucho trabajo modificándolas. Por ello, es importante utilizar este método sólo para celdas individuales y para listas que no espere cambiar.

Cree una lista desplegable a Excel: utilizando un intervalo

Si desea una solución más flexible, puede extraer los elementos de la lista de otro número de celdas en Excel.

Hacer esto:

1. En primer lugar, enumere todos los elementos que desee en la lista cualquier columna de celdas. Puede introducirlas en la hoja de cálculo actual o en cualquier otra hoja.

2. Repita el proceso anterior para seleccionar la celda y abra la ventana Validación de datos. Establezca el campo Permitir a lista. Esta vez, en lugar de escribir nada en el campo Fuente, seleccione el icono de flecha hacia arriba a la derecha de este campo. Esta es la opción de selección de intervalo que le permite seleccionar el campo desde donde desea sacar los elementos de la lista.

3. Verá que la ventana Validación de datos se reduce para que pueda ver la hoja entera. Arrastre el puntero del ratón hacia abajo para todo el rango de celdas que incluyen todos los elementos de la lista que desee incluir. Cuando haya terminado de hacerlo, seleccione el icono de flecha hacia abajo a la derecha del campo de búsqueda. Esto volverá a ampliar la ventana de validación de datos.

4. Verá que el intervalo que ha seleccionado aparece en el campo Fuente. Simplemente seleccionar De acuerdo para aceptar esta configuración.

5. Ahora, cuando seleccione la flecha desplegable a la derecha de la celda que ha configurado como lista desplegable, verá todos los elementos incluidos en el intervalo que acaba de seleccionar.

Lo más interesante de este enfoque es que puede cambiar cualquier elemento de esta lista sólo modificando cualquier celda del intervalo. Cualquier cambio que haga actualizará cada lista desplegable que ha creado donde ha seleccionado este intervalo como fuente.

Este método es mejor cuando desea formatear muchas celdas en un menú desplegable con los mismos elementos de la lista. Puede hacer que el contenido de un solo intervalo controle los elementos de todas estas listas y no importa cuántos haya.

Adición de elementos a su lista

Además de cambiar elementos de su intervalo para actualizar las listas, también puede añadir elementos nuevos. No podrá añadir ningún elemento al final del intervalo, para que la selección del intervalo está limitada por la primera y la última celdas que haya seleccionado.

En lugar de ello, deberá insertar una entrada nueva en algún lugar del centro del intervalo. Excel actualizará dinámicamente la selección del intervalo a la configuración de validación de datos para incluir el intervalo nuevo que ha aumentado en una celda.

Hacer esto:

1. Haga clic con el botón derecho en cualquier celda del intervalo de origen y seleccione Insertar desde el menú desplegable.

2. En la ventana de selección pequeña, seleccione Baje las celdasy seleccione De acuerdo. Esto desplazará todas las celdas del rango hacia abajo por una, insertando una celda en blanco donde ha seleccionado.

3. Escriba el elemento nuevo que desee agregar a la celda vacía que acaba de crear.

Ahora, cuando seleccione el icono de flecha hacia abajo a la derecha de la celda de lista desplegable que ha creado, verá el elemento nuevo que acaba de añadir al intervalo.

Esta es una manera sencilla de añadir elementos nuevos a la lista desplegable, pero requiere varios pasos adicionales. Ciertamente, no es tan sencillo como añadir un elemento nuevo al final de su intervalo.

Si desea hacerlo, sólo tiene que cambiar la forma en que ha configurado la validación de datos en su intervalo. Puede aprender a hacerlo en la siguiente sección.

Añadiendo dinámicamente elementos en su lista

Para obtener una forma más cómoda de añadir elementos a la lista desplegable sólo escribiendo el elemento nuevo al final del intervalo configurado, deberá utilizar la función OFFSET.

Con la celda de la lista desplegable seleccionada, seleccione datos desde el menú y Validación de datos de la cinta.

En la ventana Validación de datos, cambie la fuente a la siguiente:

= OFFSET ($ E $ 1,0,0, count ($ E: $ E), 1)

cambio $ E $ 1 y $ E: $ E a la fórmula para utilizar la letra de la columna donde se ha introducido la lista de elementos. Seleccione Aceptar para confirmar esta nueva configuración de validación de datos.

A continuación se explica cómo funciona la fórmula:

  • Los argumentos 0 de la función OFFSET le indican que no aplique ningún desplazamiento en las columnas o filas.
  • La salida de la función count indica a la función OFFSET la altura del rango.
  • La función count cuenta el número de celdas que no están vacías en la columna que contiene el intervalo.

Ahora, siempre que añada un nuevo valor a esta columna, el parámetro de altura de la función OFFSET aumenta uno y la función OFFSET devuelve todo el intervalo, actualizado para incluir su nueva entrada.

Para verlo en acción, simplemente añada una entrada nueva en su intervalo de elementos. Seleccione la flecha desplegable a la derecha de la celda desplegable y verá su entrada nueva en la lista desplegable.

Tenga en cuenta que es posible que tenga que utilizar la barra de desplazamiento de la derecha si la lista de elementos es larga.

Eliminación de una lista desplegable en Excel

Finalmente, si alguna vez desea eliminar la opción desplegable de cualquiera de las celdas donde ha configurado esta opción, seleccione la celda y vuelva a abrir la ventana de validación de datos.

Cambiar permite desplegable a cualquier valor y seleccione De acuerdo.

Después de cambiar este parámetro, verá que la celda volverá a la normalidad.

Creación de listas desplegables a Excel

Crear una lista desplegable a Excel es fácil y tiene muchas opciones para elegir. El método que elija depende de la cantidad de celdas que desee habilitar con una lista de elementos y de la flexibilidad que desea que sea la lista de elementos. Si va a cambiar los elementos de la lista con frecuencia, utilice definitivamente el enfoque dinámico.

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