Consejos de todoist GTD para aumentar su productividad

Hola leyente ! Aquí Gabriel con un nuevo post para ustedes !
Espero que les sirva y nos vemos en el próximo tutorial

Tanto si es un experto experimentado en GTD Getting Things Done, como si sólo está empezando a aprender sobre el proceso GTD, todoist es, con diferencia, la mejor aplicación de lista de tareas para apoyar a su flujo de trabajo GTD.

¿Por qué es esto? Hay muchas razones que tienen que ver con sus características, el diseño y el hecho de que la funcionalidad por defecto admita naturalmente la estructura GTD que construiréis en su interior.

Incluso si nunca ha oído hablar de GTD, después se incluirán consejos básicos sobre GTD para empezar y cómo puede hacerlo con todoist.

Nota: La versión exacta de GTD que se utiliza en este artículo se basa en los principios expuestos por Carl Pullein y su clase en línea Your Digital Life 3.0 (cosa que os recomiendo). Este artículo sólo ofrece como utilizar todoist como parte de este sistema. Hay muchos detalles que no tenemos espacio para incluir en este artículo.

Qué se hacen las cosas (GTD)?

Los principios de hacer cosas se hacen desde hace tiempo. No debe utilizar herramientas ni aplicaciones establecidas, pero los principios básicos básicos de cualquier enfoque son básicamente los mismos.

GTD ayuda a vaciar la mente de todo lo que hay nada durante todo el día. Esto libera el cerebro para centrarse realmente en la tarea que tiene delante, en lugar de distraerse constantemente.

Funciona dándoos una serie de pasos que trabaja cada semana para mantenerse organizado. Estos pasos incluyen:

  • captura todas las ideas, tareas, acciones o cita que aparecen. Podría estar en medio de una reunión y su cabeza le dará una acción. Podría estar paseando por el parque y tiene una idea fantástica de un libro que desea grabar. No importa cuándo, dónde ni cómo, siempre que piense en algo que necesita hacer, el cautivo a su «Bandeja de entrada».
  • aclarando estas ideas dividiéndolas en tareas, asignándoles una prioridad y dándoles una fecha de vencimiento si está preparado para trabajar pronto.
  • organizando las tareas poniéndolas en un cubo a la que llegará finalmente, según la prioridad. Si va a trabajar bien en la tarea, también lo añadirá a su calendario (y todoist puede ayudarle a automatizarse la).
  • Se está revisando cada «cubo» y moviendo todas estas ideas organizadas hacia arriba por la escalera hasta que las más urgentes lleguen al calendario y al tiempo de concentración.
  • participación toda su atención en aquellas tareas que finalmente le han puesto delante, en los momentos previstos.

GTD no sólo le ayuda a ser más productivo y organizado, sino que también le puede ayudar a llegar a Inbox Zero (no más correos electrónicos en la bandeja de entrada), porque nunca aplazar los correos electrónicos entrantes. Procesar todo inmediatamente mediante el sistema GTD anterior.

Cómo construir una estructura de todoist GTD

Ahora que ya conoce los principios básicos de GTD, analizamos de cerca cómo puede ayudarle todoist.

Lo primero que desee hacer es crear una nueva estructura de Proyectos padres a todoist que contenga todos los depósitos para organizar sus tareas entrantes.

Estos depósitos (carpetas padres) incluyen:

  • Bandeja de entrada: Aquí es donde entran todas estas ideas entrantes. Cuando recibe un correo electrónico que requiera una acción, la coloque aquí y archivar el correo electrónico de inmediato. Si recibe un elemento de acción en una reunión, pondréis la acción. Todo lo que necesita para actuar entra directamente en la bandeja de entrada.

Nota: Todoist tiene una sección de Bandeja de entrada predeterminada, por lo que no debe crear manualmente.

Las próximas carpetas de proyectos que creará son donde trasladaremos elementos durante sus sesiones diarias de clarificación y organización del final del día. Esto incluye:

  • esta semana: Los elementos sobre los que desea trabajar inmediatamente, durante la semana actual, entrarán en este proyecto. Cuando los coloque aquí, también asigna una fecha de vencimiento. Si incluye todoist con su calendario, todoist la añadirá automáticamente a su calendario.
  • próxima semana: Los elementos de la bandeja de entrada que desea hacer bien, pero que no sean tan urgentes que los tenga que hacer esta semana, entrarán en su proyecto de la próxima semana. No se requiere una fecha de vencimiento.
  • este mes: Los elementos que desee hacer muy pronto, pero que puede esperar una o dos semanas, entrarán en este proyecto. Tampoco adjunte una fecha de vencimiento.
  • El mes que vieneLas tareas que desee hacer eventualmente, pero que sabe que pueden esperar bastante tiempo, entrarán en la carpeta del mes siguiente sin fecha de vencimiento.

Hay dos proyectos más que deberá crear para tareas especiales.

  • Áreas de foco recurrentes: Son cosas que necesita hacer periódicamente relacionadas con objetivos que son importantes para vosotros, como hacer una clase en línea cada mes.
  • rutinasSon tareas que pueden no estar relacionadas con sus objetivos, pero que necesita hacer cada semana, tales como ejercicios o reuniones del club.

Creación de tareas recurrentes

Sin duda, debe tener un montón de cosas que necesita hacer cada día o cada semana. Sacarlos de su mente añadiéndolos a su Áreas de foco recurrentes proyecto (si están relacionados con objetivos que son importantes para vosotros).

También se recomienda incluir Áreas de foco recurrentes como subproyecto de esta semana.

Agregue a cualquier tarea recurrente que forme parte de su vida pero que realmente no impulse los objetivos de su vida rutinas proyecto.

Recuerde añadir fechas de vencimiento y marcarlas como recurrentes. De este modo aparecerán automáticamente en su hoy y Próximamente Secciones todoist sin tener que hacer nada.

Uso de la bandeja de entrada

Durante la semana, a medida que aparezcan nuevos problemas que tendrá que tratar, sólo los tire a la bandeja de entrada todoist.

De esta manera, evitarás distraerte y sabrás que no olvidarás afrontar estas tareas más adelante cuando tengas tiempo.

Cada semana a la misma hora, reservaréis entre 20 y 30 minutos para procesar la bandeja de entrada. Durante este tiempo, sólo tiene que trabajar uno por uno y decidir la importancia de hacer esta tarea y en qué plazo.

Por ejemplo, sé que quiero arreglar la pelea con el tiempo, pero todavía es invierno. Por lo tanto, trasladaré esta tarea a Largo plazo / en espera.

A continuación, sé que necesito hacer la revisión médica anual, pero estoy ocupado este mes y realmente no importará si espero al mes que viene para programarla. Por lo tanto, pasaré esto al El mes que viene proyecto.

Finalmente, sé que quiero hacer un artículo en línea-Tech-Tips.com esta semana. Por lo tanto, asigno un día y una hora durante la semana que quiero hacerlo.

A continuación, mueva esta tarea en el archivo esta semana proyecto.

Pude procesar estos tres elementos que añadí a la bandeja de entrada durante el día en unos cinco minutos.

Sé que no olvidaré porque ahora están en mi sistema organizado de todoist GTD. Todo está asignado para la semana y realmente no tengo que pensar en nada, salvo que trabajar mucho en cada tarea cuando aparezca en mi calendario.

Gestión de esta semana

Cuando llegue al final de cada semana, notará que su proyecto Esta semana acabará vacío de elementos activos.

Configure una hora cada semana (normalmente el final del día viernes, o algún tiempo el fin de semana), para mover las tareas de archivo próxima semana proyecto en su esta semana proyecto. Asigne las fechas de vencimiento al hacer esto.

Repita para los elementos de las carpetas Este mes, el mes siguiente ya largo plazo / en espera.

Recuerde: No debe mover el elemento si aún no os parece urgente. También puede eliminar las tareas que haya decidido que ya no le importan.

Recuerde mantener la concentración

He aquí el principio más importante que une todo esto y hace funcionar el sistema GTD.

Como sólo dedique pequeños bloques de tiempo a procesar todas las ideas y tareas que se tiran a la bandeja de entrada, le queda el resto del tiempo asignada al calendario para hacer realmente el trabajo.

Esto significa utilizar sólo sus áreas Hoy y Próximas a todoist durante el día (junto con su Calendario) y trabajar durante todo el día para terminar y cortar estas tareas.

Sabéis que sólo ha asignado tareas que puede hacer en un día, porque todoist las añade automáticamente a su calendario. Si tiene el día lleno, no puede asignar más. Cuando la semana esté llena, no puede mover nada más al proyecto Esta semana.

GTD funciona porque elimina el desorden de la cabeza y entra en el «sistema». Libera tus pensamientos para que pueda centrar su mente en la tarea que tiene a su disposición y hacer las cosas a su disposición.

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